Infofiche 2: Organisatie, verantwoordelijkheid en zelfevaluatie van het apotheekteam

BEGRIPPEN

Voor een goed beheer en een optimale dienstverlening heeft een apotheek voldoende personeelsleden met de vereiste kwalificaties nodig. Binnen het apotheekteam onderscheiden we vier functies:

• De apotheker-titularis: deze is verantwoordelijk voor een apotheek opengesteld voor het publiek. Co-titulatuur is mogelijk.
• De adjunct-apotheker: deze werkt samen met de apotheker-titularis.
• De apotheker-vervanger: deze vervangt tijdelijk en/of regelmatig de apotheker-titularis of de adjunct-apotheker.
• De farmaceutisch-technisch assistent

VEREISTE VAN EEN DUIDELIJKE TAAKVERDELING

Algemeen

Een team kan maar goed functioneren als het goed georganiseerd is en iedereen zijn taken en bevoegdheden kent. In de Gids voor Goede Officinale Praktijken (GGOFP) lees je de principes en regels voor een goede werking van een apotheekteam. Je moet de bevoegdheden van elk teamlid duidelijk vastleggen en uitwerken in regels en protocollen. Deze bewaar je in het kwaliteitshandboek van je apotheek.

Sinds 2012 moet je een kwaliteitshandboek hebben. Dit is een boek, op maat van jouw apotheek, waarin je het kwaliteitsmanagementsysteem van je apotheek gedetailleerd beschrijft. Een standaardmodel van het kwaliteitshandboek vind je via MyQualityAssistant.be. 

De inspectie vraagt regelmatig een evaluatie van alle aspecten van de organisatie van het werk en de werking van de apotheek. Je houdt de regels en protocollen dus best up-to-date.

Alle medewerkers van je team moeten vertrouwd zijn met de regels en principes die hen aanbelangen. Je moet deze regels, protocollen en het kwaliteitshandboek dus ook aan hen bekendmaken en ter beschikking stellen. Ze kunnen als basis dienen voor externe audits.

Sleutelrol van de apotheker - titularis

De apotheker-titularis is persoonlijk verantwoordelijk voor de uitvoering en het behoud van de goede officinale farmaceutische praktijken. Om deze rol te kunnen vervullen zoals het hoort, moet hij de nodige kwalificaties en deskundigheid hebben en deze kwalificaties onderhouden via permanente vorming.

De apotheker-titularis verdeelt de taken onder de leden van het apotheekteam op basis van hun kwalificaties, deskundigheid en motivatie. Hij houdt effectief toezicht op de andere leden van het apotheekteam. Hij kan dit rechtstreekse toezicht geheel of gedeeltelijk toevertrouwen aan een adjunct-apotheker of aan een apotheker-vervanger die de nodige kwalificaties en deskundigheid heeft. Deze delegatie vermindert zijn aansprakelijkheid niet. Dergelijke delegatie veronderstelt bovendien dat de apotheker-titularis een delegatieprocedure opstelt en alle medewerkers hiervan op de hoogte brengt.

Is er een co-titularis, dan leg je de activiteiten van elke co-titularis duidelijk en schriftelijk vast en informeer je ook de andere leden van het apotheekteam hierover.

Een co-titularis is dus toegelaten, maar je mag nooit apotheker-titularis zijn van twee of meer apotheken. Een apotheker mag titularis zijn van slechts één apotheek.

Bij co-titulariaat moet je de volgende instanties op de hoogte brengen:

• Het Federaal Agentschap voor geneesmiddelen en gezondheidsproducten (FAGG):
  • Dienst Registratie der Apotheken (kadaster);
  • Eurostation blok II 8ste verdieping 8D16
  • Victor Hortaplein 40 - 1060 Brussel
• de Orde van Apothekers
• je plaatselijke beroepsvereniging
• APB
• je tariferingdienst
• je verzekeringsmaatschappij.

Beide apothekers-titularissen zijn strafrechtelijk, burgerrechtelijk en tuchtrechtelijk verantwoordelijk voor de farmaceutische handelingen en voor het beheer van de farmaceutische praktijken in de apotheek. Het verantwoordelijkheidsetiket, de stempel en het plakkaat van de apotheek vermelden naam en voornaam (of initialen van de voornaam) van beide apothekers-titularissen.

Voor de verplichte registratie van apotheken, registreer je een van beide titularissen als verantwoordelijke voor administratieve formaliteiten.

Andere leden van het apotheekteam

Ook de andere leden van het apotheekteam passen dagelijks de goede officinale farmaceutische praktijken toe. En ook zij moeten door permanente vorming hun kennis op peil houden. In een vertrouwelijkheidsverklaring verbinden zij er zich toe om alle informatie die ze bij het uitoefenen van hun beroep ontvangen, vertrouwelijk behandelen, met respect voor het privéleven van de betrokken personen.

VERANTWOORDELIJKHEDEN EN TAKEN VAN ELKE APOTHEKER

Farmaceutische handelingen

Elke apotheker is persoonlijk verantwoordelijk voor:

• de farmaceutische handelingen die hij stelt of waarop hij toezicht houdt, inclusief de farmaceutische zorg, het advies en de informatie
• de conformiteit en de kwaliteit van wat hij aflevert en bereidt.

Elke apotheker moet bij het uitoefenen van zijn beroep de beginselen en richtsnoeren voor de goede officinale farmaceutische praktijken uitvoeren. De apotheker moet zelf de voorschriften uitvoeren, de magistrale en officinale bereidingen bereiden en zelf de geneesmiddelen voor menselijk en diergeneeskundig gebruik, medische hulpmiddelen en grondstoffen verstrekken. De apotheker mag zich op zijn verantwoordelijkheid en onder zijn controle wel laten bijstaan door farmaceutisch-technisch assistenten. Hij mag de farmaceutisch-technisch assistenten belasten met de volgende taken, op voorwaarde van zijn rechtstreeks en effectief toezicht op de farmaceutisch-technisch assistenten:

• het ontvangen en registreren van geneeskundige voorschriften onder gelijk welke vorm;
• het afleveren van geneesmiddelen volgens de wetten en geldende regels;
• het inlichten van de patiënten over het adequaat en veilig gebruik van de geneesmiddelen;
• het registreren en identificeren van de grondstoffen;
• het uitvoeren van magistrale bereidingen;
• het voorlichten van stagiairs ‘farmaceutisch technisch assistent’ over het werk in de apotheek.

Er mogen maximaal 3 farmaceutisch-technisch assistenten per aanwezige apotheker in de apotheek werken. Deze formulering wijst er uitdrukkelijk op dat de farmaceutisch-technisch assistent niet alleen in de officina werkzaam mag zijn: de aanwezigheid van een apotheker is altijd vereist.

Vereiste aanwezigheid apotheker

Tijdens de openingsuren van de apotheek en tijdens de wachtdienst, moet minstens één apotheker in de apotheek aanwezig zijn. De apotheker-titularis moet dus niet altijd aanwezig zijn. Wel moet de apotheker-titularis de modaliteiten voor de delegatie aan de adjunct-apotheker(s) of apotheker-vervanger vastleggen en zorgen dat de adjunct-apotheker of de apotheker-vervanger zijn taken opneemt. Dit doet niets af aan zijn verantwoordelijkheid. Als er uitzonderlijk geen apotheker aanwezig is, wordt de apotheek gesloten voor de duur van de afwezigheid.

ZELFEVALUATIE

De bepaling over zelfevaluatie is verplicht sinds 01/01/2012.

Begrip

Zelfevaluatie is een essentieel onderdeel van het kwaliteitsmanagement. Het apotheekteam moet dan ook regelmatig een zelfevaluatie uitvoeren om na te gaan of elk teamlid de goede officinale farmaceutische praktijken naleeft.

De drievoudige functie van de zelfevaluatie is:

• de apotheker-titularis en zijn team sensibiliseren met voorbeelden die streven naar kwaliteit
• zorgen dat kwaliteitsnormen in de apotheek effectief worden uitgevoerd
• correctieve maatregelen nemen indien nodig

Procedure van zelfevaluatie

De Gids voor de Goede Officinale Farmaceutische Praktijken vereist een zelfevaluatieprocedure en een document (bijvoorbeeld een vragenlijst) om:

• een balans op te maken van de kwaliteit in de apotheek
• te zoeken naar mogelijke verbeteringen en deze te realiseren
• termijnen vast te leggen voor deze verbeteringen.

Ten slotte moeten de collega’s onderling op geregelde tijdstippen een evaluatie van de goede officinale praktijken organiseren.