Infofiche 4: Documentatiesysteem apotheek

BEGRIP EN DOELSTELLING

Een goed gestructureerd, volledig en gemakkelijk te raadplegen documentatiesysteem is van essentieel belang voor een vlotte en kwaliteitsvolle werking van je apotheek. Dit documentatiesysteem is het kwaliteitshandboek en is verplicht in elke apotheek.

Je neemt hierin volgende informatie op:

  • de organisatie van het werk en de bevoegdheden van het apotheekteam.
  • de kwaliteit van de lokalen en de uitrusting.
  • de kwaliteit van de producten op zich: het bevoorraden, bewaren en verstrekken van de producten in de apotheek en het uitvoeren, controleren en bewaren van magistrale en officinale bereidingen.
  • de dienstverlening aan patiënten.

Het doel is dat je enkel producten aflevert met de vereiste kwaliteit, dat je geen fouten maakt als je producten aflevert en dat je een optimale farmaceutische zorg kan geven en waarborgen.

VERPLICHTE DOCUMENTEN IN DE APOTHEEK

In de GGOP krijg je een lijst van alle documenten (procedures, protocollen, verslagen) die aanwezig moeten zijn in de apotheek. Je apotheekteam moet deze documenten kunnen raadplegen, al heeft bij voorkeur slechts één persoon directe toegang tot dit register, wellicht de apotheker-titularis. Het gaat om documenten over:

  • het apotheekteam
  • de lokalen
  • de uitrusting
  • ontvangst, opslag en bewaring van producten
  • magistrale en officinale bereidingen
  • de behandeling van vervallen, niet-gebruikte of defecte producten
  • de behandeling van klachten
  • basis farmaceutische zorg
  • voortgezette farmaceutische zorg
  • de verstrekking aan personen die in gemeenschap leven
  • zelfevaluatie.

VEREISTEN WAARAAN DE DOCUMENTEN MOETEN VOLDOEN

  • De apotheker-titularis moet de documenten in het kwaliteitshandboek goedkeuren.
  • De documenten hebben een duidelijke titel zodat men de inhoud van het document eruit kan afleiden.
  • De documenten zijn duidelijk, nauwkeurig en verstaanbaar voor alle gebruikers en geven nooit aanleiding tot meervoudige interpretatie of verwarring.
  • De documenten zijn up-to-date. Je moet ze dus regelmatig evalueren en actualiseren. Je vermeldt de datum en de reden van de aanpassing. Elke aanpassing moet ook ondertekend worden en de originele vermelding moet altijd leesbaar blijven. Een betekeniswijziging moet je schriftelijk motiveren. Oude documenten die vervangen worden, vernietig je.

BEWARING DOCUMENTEN

  • Bewaar de documenten in een papieren of digitaal register. Kies je voor digitaal, dan moet je de gegevens ook kunnen afdrukken.
  • Bewaar en beveilig alle gegevens.
  • Wanneer nodig moet je de gegevens gemakkelijk kunnen voorleggen aan de bevoegde autoriteiten.
  • Houd de documenten, behoudens andere wettelijke voorschriften, minstens één jaar bij.