Meet the team: het office team

office team
25 november 2021
Bij BAF hebben we een klein, maar krachtig team en samen gaan we voor één doel: het optimaal ondersteunen van onze leden.
Vandaag stellen we het office team aan je voor!

Zoals je ziet, zijn de foto's getrokken tijdens betere tijden waar we nog vaak samen op kantoor vertoefden. Momenteel zitten we iets minder zomers vooral achter onze computer thuis.

office team

Ons office team bestaat uit drie gemotiveerde dames, namelijk Evelien Van Kriekingen, Valerie Volckaerts en Lien Vandevelde.

Het office team kan je zien als het kloppend hart van de BAF-werking. Zij zijn verantwoordelijk voor het secretariaat en Geowacht Vlaams-Brabant.

Vragen rond groepsaankopen, evenementen, ophalingen door de bodes, ... komen ook allemaal hier terecht.

Evelien Van Kriekingen

"Trust your gut, she knows best"

Evelien is office manager, PMO (project management officer) en verantwoordelijke voor Geowacht Vlaams-Brabant.

Evelien VK

Enkele korte weetjes over Evelien:

  • Evelien is 37 jaar en werkt ondertussen 3 jaar bij BAF.

  • In haar vrije tijd is ze graag bezig met haar verzameling planten (she's a crazy plant lady) en kan ze genieten van een goed boek

  • Ze krijgt energie van lekker eten kokenuitstapjes maken met haar gezin en leuke city tripjes met haar vriendinnen.

  • Evelien kan je altijd tajine voorschotelen.

  • Toen ze heel klein was, wou ze een boerin zijn. Later droomde ze van haar eigen boekenwinkel, maar dat is er tot nu toe nog niet van gekomen.

Wat is jouw rol binnen het office team? Zijn er specifieke thema’s of onderdelen binnen het office team die je opneemt?

Ik ben verantwoordelijk voor de algemene coördinatie tussen het secretariaat en de verschillende diensten binnen BAF. Daarnaast volg ik alle projecten op van het BAF-portfolio.

Waar hou je je dagelijks mee bezig?

Als je naar het secretariaat van BAF belt, heb je me zeker al eens aan de telefoon gehad, al staat Valerie voornamelijk in om onze leden met veel plezier en een glimlach steeds verder te helpen. Daarnaast ben ik verantwoordelijk voor het HR-beleid en voor het schrijven van de interne processen bij BAF. De wekelijkse teammeeting verloopt ook onder mijn leiding. Hier bespreken we de dagelijkse werking van BAF, de projecten en houden we goed in de gaten wat er de komende weken/maanden op ieders planning staat zodat de samenwerking binnen het team vlot verloopt.

Een ander belangrijk deel van mijn takenpakket is de opvolging van het portfolio. Elk jaar stellen we bij BAF een actieplan op met projecten waarrond we het hele jaar werken. Om ervoor te zorgen dat deze projecten op schema blijven, ben ik verantwoordelijk voor de follow-up hiervan. Ik werk dus samen met het team om te kijken of er bepaalde zaken moeten bijgestuurd worden of check of alles volgens het vooropgestelde plan verloopt.

Samen met Valerie ben ik het aanspreekpunt voor Geowacht in Vlaams-Brabant. Wij zorgen samen voor wachtwissels en proberen de wachten zo goed mogelijk te regelen.

Waarom werk je graag bij BAF? 

Ik heb bij BAF een heel gevarieerd takenpakket waardoor geen enkele werkdag er hetzelfde uitziet. Ik krijg energie van samenwerken met dit kleine, maar sterke team die geen enkele uitdaging uit de weg gaat om de leden van BAF zo goed mogelijk te kunnen ondersteunen.

Valerie Volckaerts

"No act of kindness, no matter how small, is ever wasted"

Valerie is office assistant en beheert het secretariaat voor Geowacht Vlaams-Brabant.

Enkele korte weetjes over Valerie:

  • Haar leeftijd is 30 jaar.

  • Valerie is 'de nieuwe' van dit team, ze werkt nu bijna 1 jaar bij BAF.

  • Na de werkuren leest Valerie heel graag, durft ze een serie op Netflix wel eens te 'bingewatchen' en knuffelt ze veel met haar twee katten

  • Ze krijgt energie als ze mensen kan verder helpen en als ze het gevoel heeft dat ze nuttig werk verricht. Ook geraakt ze opgeladen van uitslapen in het weekend en tateren met haar vriendinnen.  

  • Liefde gaat door de maag: Valerie is zot van de paella van haar mama.

  • Nog enkele grappige weetjes:

    • Toen ze klein was, wou ze archeoloog worden.

    • Ze is een grote Lord of the Rings-fan.

    • En ze kan een beetje Japans.

Valerie V

Wat is jouw rol binnen het office team? Zijn er specifieke thema’s of onderdelen binnen het office team die je opneemt?

Ik sta in voor de vlotte dagelijkse werking van het secretariaat en het ondersteunen van de collega’s waar nodig. Ook sta ik tot nu toe samen met Dorothy in voor de planning/HR van het medisch personeel van de vaccinatiecentra van de ELZ-Leuven Zuid (Kortenberg en Oud-Heverlee). Deze taken geven me veel voldoening (maar soms ook een beetje stress). Ik heb veel aangename contacten met apothekers en gemotiveerde vrijwilligers. 
Daarnaast zorg ik ook voor de voorbereiding van de bodes hun toer. Indien er opleidingen worden georganiseerd door BAF, zorg ik ook voor het voorbereiden van de praktische zaken rond deze opleidingen. 

Ik ben nog relatief nieuw in het team (in februari ben ik hier een jaar) waardoor ik sommige zaken nog moet leren, maar ik trek toch al goed mijn plan.

Waar hou je je dagelijks mee bezig?

Tijdens een werkdag zorg ik ervoor dat binnenkomende mails uit de infobox beantwoord worden en behandel ik telefoontjes met allerhande vragen van apothekers (over opleidingen, wachtdiensten, lidmaatschap van BAF…). Ook los ik vragen en problemen op in verband met de planning van de vaccinatiecentra ELZ-Leuven Zuid. Ik zorg ervoor dat de vrijwilligers administratief in orde zijn voor hun shift in een vaccinatiecentrum en ik vul de gaatjes in de planning op,…  
Daarnaast verwerk ik de nieuwe lidmaatschappen binnen BAF, pas ik gegevens aan waar nodig, zorg ik voor de post, verwerk ik bestellingen enzovoort.
Tot slot ondersteun ik mijn collega's ook nog bij diverse projecten.

Waarom werk je graag bij BAF? 

Ik werk graag bij BAF omdat mijn job heel gevarieerd is, ik leer hier elke dag bij en dat is geweldig! Ik verveel mij geen moment, de collega’s zijn stuk voor stuk toffe mensen en er is een heel fijne werksfeer. De aangename werkuren en mogelijkheid tot enkele dagen thuiswerk zorgen voor een zeer goed work/life balans. 

Lien Vandevelde

"Happiness is only real when shared"

Lien is de verantwoordelijke voor de communicatie binnen BAF.

Lien V

Enkele korte weetjes over Lien:

  • Ze kreeg recent een nieuwe voordeur en is net zoals Valerie 30 jaar.

  • Lien startte helemaal aan het begin van de COVID-crisis bij BAF en werkt er nu 20 maanden.

  • Na een drukke werkdag ontspant ze van een wandeling met haar twee teckels, maakt ze juwelen voor haar bijberoep en geniet ze van een lekker etentje.

  • De energie stroomt binnen als ze aan het reizen is (Italië is een grote favoriet; la Grande Bellezza), als ze een uitstapje maakt met vrienden/familie en gezellig een koffietje kan drinken.

  • Ze volgt nog een opleiding goudsmid omdat ze maar niet genoeg kan krijgen van juwelen.  

  • Je kan haar heel blij maken met puree of krieltjes, maar liefst wil ze gewoon een vegetarische (verse) ravioli of een rotolo di melanzane.

  • Ze wou als kind F16-piloot worden en is nog altijd gefascineerd door vliegtuigen en snelle auto's.
     

Wat is jouw rol binnen het office team? Zijn er specifieke thema’s of onderdelen binnen het office team die je opneemt?

Ik ben een beetje het vreemde eendje in de bijt, aangezien ik een apart takenpakket heb van Evelien en Valerie. Ik val wel in als zij er beiden eens niet zijn, maar tijdens een normale werkweek besteed ik al mijn uren aan de communicatie van BAF. Je zal mij soms wel aan de telefoon krijgen, wanneer mijn collega's bezet zijn. Ik kan je dan meestal wel helpen, ook als het gaat over Geowacht, maar ik ben niet zo'n specialist zoals Evelien of Valerie.

Waar hou je je dagelijks mee bezig?

Tijdens een normale werkweek verwerk ik alle informatie die ik binnenkrijg van verschillende collega's en partners om hier de gepaste communicatie over op te maken. Deze plaats ik dan op al onze kanalen, zoals de website, onze sociale media kanalen en onze tweewekelijkse nieuwsbrief. Wanneer er iets grafisch moet ontwikkeld worden binnen BAF, ben ik het aanspreekpunt die een project graag tot een goed einde brengt. Dit gaat van brochures, kaartjes, posters, ... tot het jaarverslag. Ook hou ik me bezig met het focusdomein communicatie binnen het Vlaams Apothekers Netwerk. Hiervoor kom ik maandelijks samen met de collega's van de andere beroepsverenigingen.

Waarom werk je graag bij BAF? 

Bij BAF kan ik mijn ei kwijt door veel met taal bezig te zijn, in het herwerken en schrijven van verschillende berichten, het opmaken van communicatie voor allerhande kanalen, maar ook op creatief vlak kan ik me uitleven. Door af en toe iets van grafisch werk te maken, kan ik ook die interesse blijven voeden.
Daarnaast werk ik vlakbij huis, wat voor mij voor een ideale work/life balance zorgt, iets waar ik toch wel veel belang aan hecht in een tijd waarbij je een toename ziet van stress- en burn-out klachten.


Misschien merk je meteen dat er iemand ontbreekt...

We hebben jammer genoeg afscheid genomen van Els die na 35 jaar, omwille van omstandigheden, beslist heeft om haar carrière bij BAF stop te zetten.

We willen haar heel hard bedanken voor alle jaren die ze bij BAF gewerkt heeft. Ze was een onmisbare schakel in ons team en wensen haar allemaal een hele mooie toekomst toe.