Huishoudelijk reglement

Goedgekeurd door de Algemene Vergadering van 29.11.2010

Inleiding

Art. 1

Overeenkomstig art. 32 van de statuten van het Brabants Apothekers Forum (BAF), goedgekeurd op de Statutaire Algemene Vergadering van 11 maart 2002 , wordt door de Raad van Bestuur een Huishoudelijk Reglement (H.R.) opgesteld, waarvan de tekst, de latere aanvullingen en wijzigingen ter goedkeuring aan de Algemene vergadering (A.V.) worden voorgelegd.

Art. 2

Het H.R. voorziet in de uitvoering of verduidelijking van de statuten. Elke wijziging en/of aanvulling moet door de A.V. goedgekeurd worden vooraleer toegepast te worden (zie art. 32 van de statuten).

Lidmaatschap (art. 5 tot en met 10 van de statuten)

Art. 3

Een kandidaat werkend lid moet:

  1. Voldoen aan de eisen gesteld door de statuten
  2. Een schriftelijke aanvraag indienen, ter hand gesteld door het secretariaat

Art. 4

De kandidaturen worden voorgelegd op de eerstvolgende Raad van Bestuur. Het bestuur beslist over de aanvaarding van een nieuw werkend lid.

Art. 5

Ereleden of erevoorzitters worden door de Raad van Bestuur aan de A.V. ter aanvaarding voorgedragen.

Art. 6

Wordt als ontslagnemend werkend lid aanzien

  1. indien niet meer voldaan is aan de voorwaarden van de statuten (art. 6 van de statuten)
  2. indien dat lid zijn bijdrage voor het lopende jaar tegen 1 mei weigert te betalen, na een laatste schriftelijke aanmaning door de penningmeester.

Art. 7

Tijdens een Algemene Vergadering, zoals voorzien in art. 26 van de statuten, worden de bijdragen bepaald voor het lopende jaar, zowel voor de werkende als voor de ereleden. Ereleden kunnen door de A.V. vrijgesteld worden van het betalen van die bijdrage. De A.V. beslist jaarlijks over de bijdragen van alle categorieën van leden op voorstel van de Raad van Bestuur.

Art. 8

Betaling van de bijdrage geschiedt op verzoek van de penningmeester en wordt opgevraagd uiterlijk 1 maart. Voor de werkende leden aangesloten bij de Tariferingsdienst wordt de bijdrage geïnd door de Tariferingsdienst in opdracht van de penningmeester.

BEHEER (art. 11 tot en met 22 van de statuten)

Art. 9

Leden van de Raad van Bestuur worden verkozen door de A.S.V. conform art.24 van de statuten. De bestuursfuncties (voorzitter, ondervoorzitter, secretaris en penningmeester) worden binnen de Raad van Bestuur verkozen op de eerstvolgende vergadering van de Raad van Bestuur. Tot zolang blijft het vorige bestuur werkzaam.

Art. 9 bis

De Raad van Bestuur evalueert zichzelf jaarlijks tijdens de Raad van Bestuur voorafgaande aan de A.S.V.. Het Dagelijks Bestuur wordt jaarlijks geëvalueerd tijdens de Raad van Bestuur volgende op de A.V.

Art. 10

Om kandidaat te zijn voor de Raad van Bestuur moet men bij de tariferingsdienst van BAF aangesloten zijn.

Echter maximum 25 % van het totale aantal bestuursmandaten kunnen toevertrouwd aan niet‐tariferende leden. Hieruit zal bij voorkeur minimum 1 niet‐gevestigde collega verkozen worden. Aan een groepering van apotheken (apothekers gegroepeerd onder eenzelfde vennootschap of holding) kan slechts 1 bestuursmandaat toevertrouwd worden.

Art. 11

Om redenen van efficiëntie, zal er worden gestreefd naar een beperkte samenstelling van de Raad van Bestuur, met voorkeur voor maximaal 8 bestuurders. Er wordt gestreefd naar een goede regionale vertegenwoordiging. Er kunnen bijkomend maximaal twee adviseurs aangeduid worden door de Raad van Bestuur die de bestuursleden kunnen bijstaan. Zij hebben wel enkel een adviserende stem in de Raad van Bestuur.

Art. 12

De uitnodiging tot de A.S.V. vermeldt de namen van de uittredende bestuursleden en of ze al dan niet herkiesbaar zijn; ze doet tevens een oproep voor kandidaturen. De namen van de nieuwe kandidaten worden bekend gemaakt vóór of tijdens de A.S.V. De kandidaten moeten persoonlijk aanwezig zijn, behalve in geval van bewezen overmacht.

Art. 13

Openbare propaganda voor een kandidaat is verboden, evenwel kan een motivatie en/of voorstelling op de A.S.V mogelijk zijn.

Art. 14

Overleden of ontslagnemende bestuursleden, die het ambt van voorzitter, ondervoorzitter, secretaris of penningmeester vervullen, worden door de Raad van Bestuur vervangen. Het aldus aangestelde bestuurslid beëindigt de termijn van het hem toevertrouwde mandaat van zijn ontslagnemende of overleden voorganger.

Art. 15

De Raad van Bestuur zal minstens vier maal per jaar bijeenkomen, na bijeenroeping door de voorzitter. De oproepingsbrief tot die vergadering wordt tenminste acht dagen voor de vergadering aan alle bestuursleden bezorgd. De uitnodiging vermeldt de dag, plaats en uur van de vergadering en bevat eveneens de agenda, die wordt vastgesteld door de voorzitter of zijn plaatsvervanger.

Art. 16

De penningmeester, als bewaarder van de roerende en onroerende goederen van de vereniging, houdt de Raad van Bestuur op de hoogte van de financiële toestand. Daartoe zal hij/zij een driemaandelijkse afrekening maken en deze voorleggen aan de Raad van Bestuur.

Art.17

Het bestuur stelt leden, al of niet bestuursleden, aan als verantwoordelijken van bijzondere of gewone diensten of commissies, door de vereniging opgericht en kan steeds bepaalde bevoegdheden delegeren in het kader van het verwezenlijken van de doelstellingen van de vereniging. Deze aangestelde leden kunnen zich laten bijstaan door werkende leden, ereleden of niet‐leden die een zeker expertise hebben in een bepaald gebied om deze opdracht en verantwoordelijkheid uit te kunnen voeren. Deze laatste niet‐leden zijn geen lid van de vergadering maar treden op als raadgevers en hebben als dusdanig geen stemrecht in de vergadering. Elke commissie, zodoende ingesteld vanuit de vereniging, benoemt een voorzitter en een secretaris. De Raad van Bestuur bepaalt de aard van de opdracht en de termijn. De Raad van Bestuur wordt via de verslagen op de hoogte gehouden van elke vergadering en de besluitvorming.

Ter kennisgeving kan er een jaarverslag aan de A.V. worden voorgelegd.

Art.18 (beheer diensten – algemeen)

In toepassing van art. 16 van de statuten van BAF verleent de Raad van Bestuur bij beslissing dd. 11/10/2010 bijzondere volmacht aan de diensthoofden, die deel uitmaken van het directiecomité, om BAF geldig te vertegenwoordigen voor het stellen van de volgende handelingen die tot het dagelijks bestuur behoren:

  • optreden en handtekenen voor ‘de werkgever’ oa arbeidscontracten
  • administratie en contracten met nutsvoorzieningen, verzekeringen, leveranciers en dienstverleners
  • fiscale, administratieve en wettelijke documenten en formulieren opmaken, ondertekenen en neerleggen
  • aanvaarden van aangetekende zendingen
  • voor dagdagelijkse bankverrichtingen
  • voor offertes binnen de begroting
  • voor offertes buiten de begroting mits een bedrag tot € 2500.

De Voorzitter of een door hen/haar afgevaardigd bestuurslid zal wekelijks het Directiecomité bijwonen om te waken over de toepassing van de strategische doelstellingen zoals goedgekeurd door de Raad van Bestuur. De voorzitter of het door hem/haar aangeduid lid van het DB zal tevens de operationele besluiten terugkoppelen naar de RvB.

De Raad van Bestuur, op voorstel van de penningmeester, beslist over het maximale bedrag waarover de diensthoofden/verantwoordelijke volmacht hebben/heeft zoals beschreven in het document “Delegatie van bevoegdheden” bekrachtigd op de bestuursvergadering van 11 oktober 2010 (in addendum).
Deze personen staan in normaal dienstverband tegenover de Raad van Bestuur met een bediendecontract.

De diensten hangen rechtstreeks af van de Raad van Bestuur en rapporteren op regelmatige wijze en op vraag van de Raad van Bestuur aan de Raad van Bestuur.

Art. 19 (budgetcommissie)

Binnen BAF wordt een budgetcommissie opgericht die zich bezighoudt met het opstellen en opvolgen van de budgetten.
Deze commissie wordt samengesteld uit het Operationeel Diensthoofd, de schatbewaarder en boekhouder van BAF. De schatbewaarder of een door hem/haar aangesteld lid van de budgetcommissie brengt verslag uit op de AV.

Het budget wordt goedgekeurd op een extra Raad van Bestuur en een AV in het najaar.

Art. 20 (Tariferingscommissie)

Binnen BAF wordt er een tariferingscommissie opgericht die samenkomt om advies te verlenen aan de Raad van Bestuur over specifieke dossiers (samenwerking, tarieven, aanbod) m.b.t de dienstverlening van de tariferingsdienst van BAF. Zij bestaat uit het diensthoofd tarifering, de boekhouder, de Pr‐& Marketing coördinator, een bestuurslid en maximum vier tariferende leden. De mandaten worden bij voorkeur regionaal verdeeld.

Art. 21 (Wachtcommissie)

Binnen BAF wordt er een wachtcommissie opgericht die zich bezighoudt met de richtlijnen in verband met de wachtdiensten, met de coördinatie tussen de verschillende wachtkringen en met advies in verband met de wachtproblematiek. Zij bestaat uit de wachtkernverantwoordelijken. En zij komt minstens één keer per jaar samen.

Art. 22 (beheerscommissie ‘Huis der Apothekers’)

Binnen BAF wordt een beheerscommissie opgericht met als taak het dagelijkse beheer van de gebouwen ‘Huis der Apothekers’ op zich te nemen. Deze beheerscommissie bestaat uit max. tien leden, gekozen uit werkende leden die bij een tariferingdienst van BAF aangesloten zijn. De leden worden aangeduid door de Raad van Bestuur.

Het financiële beheer valt onder het algemene budget van BAF. Hiertoe worden er jaarlijks in de algemene rekeningen de nodige bedragen voorzien. Indien blijkt dat om een degelijk beheer te verzekeren een jaarlijkse dotatie nodig is, zal deze door de eerste A.V. van het lopende jaar kunnen toegekend worden op basis van een gemotiveerd budgetvoorstel. Enkel de voorzitter van deze beheerscommissie kan hiervoor volmacht krijgen.

De gebouwen ‘Huis der Apothekers’ staan in principe enkel ter beschikking van de leden van BAF en dit enkel voor professionele doeleinden. Aangaande het gebruik van de vergaderzaal (zalen) kunnen eventueel onder bepaalde voorwaarden uitzonderingen toegelaten worden. Hiertoe worden de modaliteiten van het gebruik, verhuur, rechten en plichten van de gebruikers via een intern reglement vast gelegd. Dit reglement wordt opgesteld door de beheerscommissie en voorgelegd ter goedkeuring aan de Raad van Bestuur.

De leden van deze commissie worden zoveel als mogelijk evenwichtig gekozen uit de respectievelijke bevoegdheidsregio’s van het oude AVLO, het oude KAVTO en het oude ABO.

Art. 23 (Commissies voor regionale werking)

Binnen BAF worden er drie regionale commissies (afdelingen)opgericht. Hun bevoegdheid strekt zich uit over de vroegere bevoegdheidsregio’s van de drie oude beroepsverenigingen, m.n. van ABO, AVLO en KAVTO.

Hun taak zal er voornamelijk uit bestaan de regionale contacten naar de leden toe te onderhouden en te verstevigen met het doel een hechte binding te vormen aangaande communicatie en contacten tussen BAF en de regionale leden.

Hiertoe kunnen zij o.a. sociale activiteiten organiseren, contacten opbouwen met nieuwe en jonge collega’s, wachtdiensten en verlofregelingen verzorgen, de dossiers over de vestigingen of overplaatsingen in de regio vervolledigen. Zij kunnen de Raad van Bestuur adviseren in verband met de locaties waar de A.V. of andere activiteiten kunnen plaatsvinden.

Elke regionale commissie wordt beheerd door een beheerscommissie, samengesteld uit leden die verkozen worden tussen de leden uit de eigen bevoegdheidsregio.
Om deze regionale activiteiten te kunnen uitvoeren, wordt er binnen het globale budget van BAF een jaarlijks budget voorzien.

Grote bedragen worden ter goedkeuring voorgelegd aan de raad van Bestuur. ALGEMENE VERGADERING (A.V.) ( art. 23 tot en met 28 van de statuten)

Art. 24

In uitvoering van art. 24 van de statuten, komt de A.V. samen in de maand februari, dit is de Algemene Statutaire Vergadering (A.S.V.). Tijdens deze vergadering worden de leden van de Raad van Bestuur verkozen. De lidgelden en het budget worden goedgekeurd tijdens een A.V. in het najaar.

Zowel tijdens deze A.S.V. als tijdens andere A.V.‐en hebben alleen de werkende leden stemrecht.

Art. 25

De stemming in de A.V. gebeurt geheim, wanneer het gaat om aanduiding of verkiezing van personen, en over persoonsgebonden problemen tenzij de A.V. hier anders over beslist met een meerderheid van stemgerechtigde en stemgerechtigde gevolmachtigde leden.

Alle andere stemmingen in de A.V. gebeuren met handopsteking tenzij er een aanvraag van een meerderheid van stemgerechtigde en stemgerechtigde gevolmachtigde leden is voor een geheime stemming.

Bij geheime stemming worden twee stemopnemers aangeduid onder de aanwezige leden; zij maken de uitslag van de stemming bekend.

Art. 26

Wanneer een stemming moet doorgaan neemt de secretaris de namen op van de aanwezige leden en noteert indien ze al dan niet stemgerechtigd zijn.

Bij gemotiveerde afwezigheid kan een stemgerechtigd lid volmacht geven aan een ander stemgerechtigd lid, om op zijn/haar naam te stemmen tijdens de A.V. De volmacht moet de naam van de opdrachtgever, de naam van de volmachtdrager en de datum van de A.V. vermelden. Er is slechts één volmacht per volmachtdrager mogelijk. Alleen de volmachtdrager, aanwezig op die A.V., kan die volmachtstem uitbrengen.

Art. 27

De A.V. stelt minstens twee commissarissen aan. Hun mandaat kan jaarlijks verlengd worden. Zij voeren een onafhankelijk controle uit over de financiële toestand van BAF en bevestigen de regelmatigheid van de verrichtingen opgenomen in de jaarrekening.

Ontbinding

Art. 28

Bij eventuele ontbinding wordt het te verdelen patrimonium terug opgesplitst naar de dan nieuw op te richten lokale beroepsverenigingen.

De gebouwen ‘Huis der Apothekers’ met inboedel zullen gaan naar deze beroepsvereniging die het gebied van Leuven (en omstreken) als ambtsgebied zal hebben, het resterende vermogen wordt verdeeld onder de verschillende nieuwe beroepsverenigingen a rato van hun aantal leden die bijdragen aan het opbouwen van de reserves door gebruik te maken van de diensten van BAF op het ogenblik van de ontbinding (zoals: tariferingsdienst, fiscale dienst ...) en rekening houdende met hun inbreng op het ogenblik van de oprichting van BAF.