Heren, kunnen jullie uitleggen wat Geowacht is en wat het doel is van Geowacht?
Jan: Geowacht is een software algoritme waarmee wordt getracht om apothekers een zo goed mogelijke (een zo optimaal mogelijke) wachtverdeling te geven.
Apothekers hebben namelijk een wettelijke taak om een wachtdienst te organiseren. Vroeger werd dit lokaal gedaan via lokale wachtkringen, manueel en zeer kleinschalig. Geowacht is een overkoepeling van deze vroegere lokale systemen. Geowacht doet de berekening voor Vlaanderen en Brussel, minus Limburg, Waasland en Tienen. De andere regio’s bezorgen hun wachtdienst-kalender aan Geowacht om de affichage te kunnen verzorgen. De apothekers hebben de mogelijkheid om via een geïnformatiseerde wijze te kiezen wanneer ze wachten willen doen of niet willen doen.
Geowacht zorgt daarnaast voor de berekening en de affichage van de wachtdienst, aangezien dit ook een verplichting is van elke apotheek om te afficheren wie in de buurt van wacht is.
Theo: In verband met de affichage vul ik Jan graag aan. Geowacht stuurt de wachtverdeling lokaal door zodat de apotheker deze kan uithangen aan de eigen apotheek, maar de nationale affichage is in handen van apb (via apotheek.be). Geowacht voedt die wel met de eigen database, maar apb is verantwoordelijk.
Jan: Geowacht werd zoveel jaren geleden opgericht omdat er vroeger allemaal aparte kringen waren met verschillende wachtregelingen, waardoor het bijvoorbeeld voorviel dat twee apotheken op 1 kilometer afstand van elkaar allebei van wacht waren omdat ze elk in een andere kring zaten. Er was geen communicatie tussen de verschillende wachtkringen. Geowacht werd als gemeenschappelijke tool opgericht om dit te optimaliseren en de wachten eerlijker te maken, want elke kring had zijn eigen regels en uitzonderingen en deze waren niet allemaal even eerlijk. Het aantal wachten per jaar is nu ook meer optimaal, want er waren regio’s waarin je bijvoorbeeld 10 apotheken had tegenover een regio met 30 apotheken, waardoor de apothekers in regio met 10 apotheken altijd veel meer wachten moesten uitvoeren.
Theo: Het grote doel van Geowacht is om met dit algoritme trachten te streven naar een zo eerlijk mogelijke verdeling voor iedereen, zodat iedereen quasi evenveel wachten heeft, evenveel weekendwachten, een eerlijke verdeling van de feestdagen, … zodat het niet altijd dezelfde apotheken zijn.
Wat zien jullie als de sterktes van Geowacht?
Theo: Vroeger kregen apothekers een lijst doorgestuurd met vastgelegde data met hun wachten van het volgende jaar. Nu hebben apothekers de mogelijkheid om 42 dagen blackpoints in te zetten wanneer ze niet van wacht willen/kunnen zijn. Dit geeft de apotheker de kans om verlof ruim op voorhand te regelen.
Een andere sterkte is een eerlijke verdeling en dat je als apotheker een afkeurdag of een voorkeursdag kan doorgeven. Deze dagen zijn niet zo absoluut als de blackpoints, maar worden wel voor een groot deel gevolgd (rond de 80%). Soms gebeurt het wel eens dat er een wacht valt op een afkeurdag aangezien het algoritme voor elke dag iemand moet aanduiden, dus soms kan het niet anders. Bij een blackpoint is het absolute voorwaarde, dus ben je daarentegen altijd zeker dat je geen wacht krijgt.
Jan: Nog een groot voordeel van Geowacht is het feit dat het een digitaal systeem is waar je makkelijk kan inloggen om te raadplegen wie er van de collega’s van wacht is. Zo kan je makkelijker wisselen tussen collega’s zonder dat er manuele interventies moeten gebeuren door een wachtsecretariaat.
Theo: Het systeem heeft er ook voor gezorgd dat je geen hele week meer van wacht bent, maar dat het nu dagwachten zijn – iets dat toch veel minder belastend is.
Jan: Ook zijn de data nu altijd juist. Stel dat er in de namiddag nog een apotheek verandert, wordt iedereen nog verwittigd zodat de juiste lijst omhoog kan gehangen worden. In de ziekenhuizen en de huisartsenwachtposten hebben ze nu altijd een actuele lijst via apotheek.be, waar het vroeger papieren versies waren met vaak foutieve, verouderde informatie.
Er zijn ook wel wat problemen met de verdelingen binnen het Geowacht-systeem.
Hoe kijken jullie naar de huidige problemen in verband met de verdeling en de verhouding met BAF als wachtsecretariaat?
Theo: Geowacht doet na elke wachtberekening een evaluatie en wij proberen aan de slag te gaan met bepaalde kritieken. Nu werd er getracht om de geografische spreiding van apotheken onderling te verbeteren. Maar bij de vorige berekening werd er plots gevraagd om 500 Brusselse apotheken toe te voegen, met een heel strikte deadline en waar heel veel tijd en energie is ingestoken.
We hebben bij de berekening van de andere wachtdiensten bepaalde dingen willen aanpassen, maar een kleine aanpassing in het algoritme - dat zeer ingewikkeld is - geeft soms heel negatieve invloeden op andere zaken. Daarnaast is de IT’er die hiermee bezig was, plots uitgevallen voor lange tijd en het is opgelost door mensen die er niet dagdagelijks mee bezig zijn met alle problemen van dien.
We weten dan ook dat de huidige berekening niet optimaal was, we hebben nog zoveel mogelijk controlelijsten proberen meesturen van zaken waarvan we wisten waar de problemen zaten, maar het rechtzetten is moeten gebeuren door de lokale wachtsecretariaten – iets waar zeker veel werk in is gekropen.
Wij erkennen wel zeker dat het misgelopen is door de reeds benoemde omstandigheden.
Bij BAF krijgen we in functie van het wachtsecretariaat alle klachten binnen, vaak zaken waar we niets aan kunnen veranderen zoals van wacht zijn op een feestdag (voorbeeld: wachtdienst op kerstmis in 2021, wachtdienst op nieuwsjaardag in 2022) of een al dan niet drukke wachtdienst.
Jan: Als je een wachtdienst hebt gehad op een feestdag, ben je de volgende vijf jaar vrijgesteld voor die feestdag, maar elke feestdag wordt aanzien als een aparte dus het kan in theorie dat je het ene jaar kerstavond hebt, het jaar nadien oudejaarsavond, het volgende jaar kerstmis enzovoort. Vroeger was dit zeker niet beter, toen kon je zelfs twee jaar na elkaar op kerstmis worden toegevoegd. Er was geen spreiding in de tijd.
Theo: Wij hebben nu kerstavond en nieuwsjaaravond toegevoegd in het systeem als ‘feestdag’, om te vermijden dat een apotheek verschillende jaren na elkaar deze wachten toebedeeld krijgt.
Jan: Niets belet je om een blackpoint in te zetten op een bepaalde feestdag, je mag alleen niet alle feestdagen elk jaar blokkeren. Je mag max. 3 blackpoints inzetten op feestdagen en max. 12 blackpoints op zaterdag en zondag.
Jan: Om terug te komen op de drukte van bepaalde wachten, Geowacht probeert dit zo eerlijk mogelijk te verdelen. De kritiek die wij nog horen is dat apotheek X vlakbij een wachtpost 200 mensen ziet, waar apotheek Y 15 kilometers verder maar 20 mensen zag. De sector kan dit niet oplossen, wij zijn verplicht om te zorgen voor een goede spreiding, maar hoe druk of hoe zwaar die belasting is, kunnen wij niet oplossen.
Theo: Het is enorm moeilijk om iedereen tevreden te stellen, aangezien het enorm persoonlijk is en verschillend van apotheker tot apotheker.
Zijn er verbeteringen gepland tegen volgende berekening?
Theo: We gaan verschillende testen doorvoeren tot er een systeem is waarvoor het aantal aanpassingen en de controle in de tijd veel minder zal zijn. We gaan niet streven naar een betere geografische verdeling, want dat is vorige keer dus niet goed gelopen, maar we gaan streven naar een eerlijke verdeling met alles er op en er aan en met zo weinig mogelijk aanpassingswerk voor de wachtsecretariaten. Er komen dus geen grote software aanpassingen, enkel wat ‘finetunen’ van de parameters die er zijn. Het algoritme is erg gevoelig, dus een kleine aanpassing kan al heel veel doen.
We willen dit oplossen met veel testen die goed op voorhand worden doorgevoerd. Van zodra er een goede spreiding is, gaan we dit parkeren en met een gerust hart doorgeven.
De vorige berekening was niet goed, we zijn ons daarvan bewust en we willen allemaal dat dit zo goed mogelijk is en gaan daarom ons uiterste best doen om ervoor te zogen dat het volgende keer veel beter is.
Wat is volgens jullie de taak van BAF als wachtsecretariaat en wat misschien niet?
Jan: De taak van BAF is om de apotheken te verdelen in regio’s. Daarnaast moet BAF als wachtsecretariaat bij acute wissels kunnen interveniëren (last minutes).
We proberen al een tijdje om een huishoudelijk reglement af te kloppen binnen Geowacht, maar dit is niet evident aangezien er erg grote verschillen zijn tussen de beroepsverenigingen.
Theo: Ook het opvangen van de echo’s van de leden en het destilleren van terugkerende opmerkingen of suggesties. Indien ze door meerdere apothekers gedragen worden, kunnen ze zorgen voor verbeteringen van het systeem. Die kritieken komen niet rechtstreeks bij Geowacht, deze moeten van de wachtsecretariaten komen. Samen kunnen we zo zoeken naar de beste oplossing, naar een optimalisatie van het systeem.
Jan: “Geowacht is het software systeem, de computer van de apotheek – de software die draait.”