Intern reglement

Goedgekeurd door de Algemene Vergadering (A.V.) van 20/11/2023

Inleiding

Art. 1

Overeenkomstig art. 32 van de statuten van het Brabants Apothekers Forum (BAF), wordt door het bestuursorgaan een intern reglement (I.R.) opgesteld.

Art. 2

Het I.R. voorziet in de uitvoering en/of aanvulling van de statuten. Elke wijziging en/of aanvulling moet door de A.V. goedgekeurd worden vooraleer toegepast te worden (zie art. 32 van de statuten).

De statuten bevatten een verwijzing naar de laatste goedgekeurde versie van het intern reglement. Het bestuursorgaan kan deze verwijzing in de statuten aanpassen en openbaar maken.

Lidmaatschap (art. 4 tot en met 10 van de statuten)

Art. 3

Een kandidaat gewoon lid moet:

Voldoen aan de voorwaarden zoals bepaald in de statuten; en

Een schriftelijke aanvraag tot lidmaatschap indienen. Het document hiertoe wordt ter beschikking gesteld door het secretariaat op de website van de vereniging.

Art. 4

De kandidaturen worden voorgelegd op de eerstvolgende vergadering van het bestuursorgaan. Het bestuursorgaan beslist over de aanvaarding van een nieuw gewoon lid.

Art. 5

Ereleden worden door het bestuursorgaan aan de A.V. ter aanvaarding voorgedragen. Het erelid dat voorzitter is geweest van de vereniging mag de titel “erevoorzitter” dragen als de A.V. dit zo beslist.

Art. 6

Wordt als ontslagnemend gewoon lid beschouwd:

het lid dat niet meer voldoet aan de voorwaarden van de statuten (art. 5 van de statuten)

indien het lid zijn bijdrage voor het lopende jaar niet betaalt, ondanks schriftelijke aanmaning daartoe.

Art. 7

Het bestuursorgaan houdt het register van de leden bij. Alle beslissingen betreffende de toetreding, uittreding of uitsluiting van de leden worden door het bestuursorgaan in het ledenregister ingeschreven binnen de 8 dagen nadat het van de beslissing in kennis is gesteld.

Art. 8

Betaling van de bijdrage geschiedt op verzoek van de penningmeester en wordt opgevraagd uiterlijk 1 maart. Voor de gewone leden aangesloten bij de Tariferingsdienst wordt de bijdrage geïnd door de Tariferingsdienst in opdracht van de penningmeester.

BESTUUR (art. 11 tot en met 22 van de statuten)

Art. 9

Leden van het bestuursorgaan worden benoemd door de A.V., conform art. 26 van de statuten. De bestuursfuncties (voorzitter, ondervoorzitter, secretaris en penningmeester) worden binnen het bestuursorgaan verkozen op de eerstvolgende vergadering van het bestuursorgaan. Tot die eerstvolgende vergadering blijft het zittende bestuur werkzaam.

Art. 10

Het bestuursorgaan bestaat voor minstens de helft uit leden die bij de tariferingsdienst van de vereniging zijn aangesloten.

Maximum de helft van het bestuursorgaan bestaat uit leden die niet bij de tariferingsdienst van de vereniging zijn aangesloten. Evenwel kunnen leden van de vereniging die bij een andere tariferingsdienst dan de tariferingsdienst van de vereniging zijn aangesloten, geen bestuurder worden.

Een groepering van apotheken (apothekers gegroepeerd onder eenzelfde vennootschap of holding) kan slechts één bestuurder in het bestuursorgaan laten zetelen, ongeacht hoeveel leden van de vereniging deel uitmaken van de groepering.

Art. 11

Er wordt gestreefd naar een goede regionale vertegenwoordiging. Er kunnen bijkomend maximaal twee raadgevers aangeduid worden door het bestuursorgaan die de bestuurders kunnen bijstaan. Zij hebben wel enkel een adviserende stem in het bestuursorgaan.

Art. 12

De uitnodiging tot de gewone A.V. tijdens het eerste semester vermeldt de namen van de uittredende bestuurders en of ze al dan niet opnieuw kandidaat zijn; de uitnodiging vermeldt tevens een oproep voor kandidaturen. De namen van de nieuwe kandidaten worden bekend gemaakt vóór of tijdens de A.V.. De kandidaten moeten persoonlijk aanwezig zijn, behalve in geval van overmacht.

Art. 13

Een kandidaat kan zijn kandidatuur op de A.V. nader toelichten en motiveren.

Art. 14

Overleden of ontslagnemende bestuurders, die het ambt van voorzitter, ondervoorzitter, secretaris of penningmeester vervullen, worden door het bestuursorgaan vervangen. Het aldus aangestelde bestuurslid beëindigt de termijn van het hem/haar toevertrouwde mandaat van het overleden of ontslagnemend bestuurslid.

Art. 15

Het bestuursorgaan zal minstens vier maal per jaar bijeenkomen, na bijeenroeping door de voorzitter. De oproeping tot die vergadering wordt tenminste acht dagen voor de vergadering aan alle bestuurders bezorgd. De uitnodiging vermeldt de dag, plaats en uur van de vergadering en bevat eveneens de agenda, die wordt vastgesteld door de voorzitter of zijn plaatsvervanger.

Art. 16

De penningmeester, als bewaarder van de roerende en onroerende goederen van de vereniging, houdt het bestuursorgaan op de hoogte van de financiële toestand. Daartoe zal hij/zij een driemaandelijkse afrekening maken en deze voorleggen aan het bestuursorgaan.

Art.17

Het bestuursorgaan kan met het oog op de opvolging en de verdere planning van haar beleid, commissies oprichten die zijn samengesteld uit één of meerdere leden, al of niet bestuurders, en kan leden, al of niet bestuurders, aanstellen als verantwoordelijke(n) van deze commissie(s).

Het bestuursorgaan kan aan één of meerder leden van een commissie bepaalde bevoegdheden delegeren via een bijzondere volmacht in het kader van het verwezenlijken van de doelstellingen van de vereniging. Deze aangestelde verantwoordelijken kunnen zich laten bijstaan door gewone leden, ereleden of niet‐leden die een zekere expertise hebben in een bepaald gebied om deze opdracht en verantwoordelijkheid te kunnen uitvoeren. De niet‐leden - experten treden louter op als raadgevers.

Het bestuursorgaan bepaalt de aard van de opdracht van de commissie en de termijn waarbinnen deze de haar toevertrouwde opdracht dient uit te voeren. Het bestuursorgaan wordt via de verslagen op de hoogte gehouden van elke vergadering van de commissie en van diens besluitvorming.

Ter kennisgeving kan er een jaarverslag aan de A.V. worden voorgelegd.

Art. 18

In uitvoering van art. 24 van de statuten, komt de A.V. twee maal per jaar in gewone zitting bijeen.

Vaste agendapunten van de gewone A.V. die uiterlijk op 30 juni plaatsvindt zijn:

goedkeuring van de jaarrekening;

kwijting van de bestuurders en de commissaris;

(om de twee jaar) benoeming van bestuurders.

Vaste agendapunten van de gewone algemene vergadering die na 30 juni plaatsvindt zijn:

goedkeuring van de begroting.

Art. 25

De stemming in de A.V. gebeurt geheim wanneer het gaat om persoonsgebonden aangelegenheden (zoals aanduiding of verkiezing van personen, uitsluiting van een lid, enz.) met een meerderheid van stemgerechtigde en stemgerechtigde gevolmachtigde leden, tenzij de A.V. hierover anders beslist.

Alle andere stemmingen in de A.V. gebeuren met handopsteking tenzij er een aanvraag met gewone meerderheid van stemgerechtigde en stemgerechtigde gevolmachtigde leden is voor een geheime stemming.

Bij geheime stemming worden twee stemopnemers aangeduid onder de aanwezige leden; zij maken het resultaat van de stemming bekend.

Art. 26

Wanneer tijdens de algemene vergadering wordt gestemd, neemt de secretaris de namen op van de aanwezige leden en noteert indien ze al dan niet stemgerechtigd zijn.

Bij afwezigheid kan een stemgerechtigd lid volmacht geven aan een ander lid, om namens hem/haar te stemmen tijdens de A.V. De volmacht moet de naam van de volmachtgever, de naam van de volmachtdrager en de datum van de A.V. vermelden. Er is slechts één volmacht per volmachtdrager mogelijk.

Art. 27

De A.V. stelt minstens één commissaris aan. Het mandaat van de commissaris kan jaarlijks verlengd worden. Hij voert een onafhankelijke controle uit over de financiële toestand van de vereniging en bevestigen de al dan niet regelmatigheid van de verrichtingen opgenomen in de jaarrekening.