Veelgestelde vragen 'Elektronisch voorschrift'

Moet je een ‘bewijs van elektronisch voorschrift’ aan de tariferingsdienst bezorgen?

Ja, bezorg het bewijs van elektronisch voorschrift samen met de papieren voorschriften aan de tariferingsdienst. Zo kan deze bv. tekorten in je tariferingsbestand gemakkelijker kan detecteren. De aan te hechten documenten (factuur van zuurstof, attest van diabeteseducator, type E-attesten,... ) voeg je bij het gewone papieren voorschrift of bij het bewijs van elektronisch voorschrift.

Wat doe je als de patiënt het ‘bewijs van elektronisch voorschrift’ wil terugkrijgen?

Zet dan zeker je apotheekstempel op de barcode van dit bewijs vooraleer je het teruggeeft. Stel dat de patiënt hetzelfde ‘bewijs van elektronisch voorschrift’ zou aanbieden in een andere apotheek, dan zal de RID-barcode niet meer werken want het voorschrift werd van de Recip-e server gehaald. Dankzij jouw stempel op de barcode zal een andere apotheker meteen weten dat het voorschrift al uitgevoerd is.

Wat doe je als je het voorschrift niet kan ophalen omwille van technische problemen?

Heb je door technische problemen geen toegang tot het elektronisch voorschrift op de Recip-e server, dan mag je de geneesmiddelen uitzonderlijk afleveren op basis van de informatie vermeld op het ‘bewijs van elektronisch voorschrift’. De gesignaleerde gevallen van overmacht worden sinds 1 januari 2017 gemonitord. Tijdens deze overgangsperiode zal zo’n geval van overmacht geen aanleiding geven tot weigering van uitbetaling van de tussenkomst.

Een tip: Is er een tijdelijk technisch probleem omwille van panne? Dan biedt jouw apotheeksoftware misschien de mogelijkheid om later nog eens te proberen om het elektronisch voorschrift op te halen met de RID-barcode op het papieren bewijs van elektronisch voorschrift. Zeker in geval van overmacht moet je het bewijs van elektronisch voorschrift aan de tariferingsdienst bezorgen samen met de gewone papieren voorschriften.

Wat kan je doen als het voorschrift omwille van een technisch probleem niet kan gearchiveerd worden?

Je mag dan uitzonderlijk afleveren op basis van de informatie vermeld op het ‘bewijs van elektronisch voorschrift’. Dit bewijs bezorg je aan de tariferingsdienst samen met de papieren voorschriften. Tijdens deze overgangsperiode zal zo’n geval van overmacht geen aanleiding geven tot weigering van uitbetaling van de tussenkomst.

Hoe lang blijft het elektronisch voorschrift geldig?

Dezelfde regels als voor een papieren voorschrift zijn van toepassing! Voorlopig blijven de voorschriften in theorie onbeperkt geldig voor uitvoering. Maar om recht te hebben op terugbetaling mag de afleverdatum niet later zijn dan het eind van de maand van voorschrijven + 3 maanden (net zoals voor de papieren voorschriften). De voorschrijver kan kiezen voor een aflevering in de toekomst: ‘uitvoerbaar vanaf…’. Dan blijft het voorschrift geldig voor terugbetaling tot het eind van de 3de maand volgend op de datum ‘uitvoerbaar vanaf’. In dit geval mag je als apotheker niet eerder afleveren dan de datum vermeld als ‘uitvoerbaar vanaf’.

Kan je nog beslissen een elektronisch voorschrift niet uit te voeren na het te hebben opgehaald?

Dat kan, bv. als de specialiteit niet in stock is en de vraag ernaar dringend is. De apotheeksoftware voorziet de mogelijkheid om het elektronisch voorschrift op de Recip-e server terug vrij te geven voor opvraging door een andere apotheker.

Kan je bij een elektronisch voorschrift ook uitgestelde afleveringen aanmaken?

Dat kan.

Wat doe je als het voorgeschreven geneesmiddel niet datgene is dat je aflevert?

De apotheeksoftware zal voorzien dat de apotheker een elektronische commentaar kan toevoegen, net zoals de commentaar die je nu op het voorschrift schrijft en parafeert. Deze commentaren worden mee opgenomen in het archief van de elektronische voorschriften, zodat ze altijd ter beschikking zijn voor de tarifering of voor de inspectie, net zoals de opmerkingen die je op een papieren voorschrift noteert.

Hoe bezorg je de commentaren die je nu op het voorschrift schrijft aan de tariferingsdienst?

Men voorziet een elektronische commentaar die mee opgenomen wordt in het elektronisch archief. Dat kan een vrije tekst zijn of een gedefinieerde tekst, zoals:

• Dringend
• Aanpassing origineel voorschrift na telefonisch contact met voorschrijver
• Aanpassing origineel voorschrift in kader van therapietrouw en na akkoord voorschrijver
• Aanpassing origineel voorschrift in overeenstemming met attest VI en na akkoord voorschrijver
• Aanpassing origineel voorschrift wegens ontbreken bij leverancier en na akkoord voorschrijver
• Aanpassing origineel voorschrift wegens ontbreken bij leverancier en dringend
• Vermelding ‘derdebetaler van toepassing’ na akkoord voorschrijver
• Vermelding ‘DC' (diabetesconventie) na akkoord voorschrijver
• Vermelding ‘ZTD' (zorgtraject diabetes)’ na akkoord voorschrijver
• Vermelding ‘ZTN' (zorgtraject chronische nierinsufficiëntie) na akkoord voorschrijver
• Deze commentaren zijn via het elektronisch archief beschikbaar voor de TD.

Hoe worden magistrale bereidingen op een elektronisch voorschrift weergegeven?

Voorlopig onder de vorm van vrije tekst. Er werd aan de artsensoftware gevraagd, van zodra er gecodeerde gegevens voor formules en grondstoffen zijn, om de gegevens ook gecodeerd door te geven.

Wat als een arts nog manuele toevoegingen aanbrengt op het bewijs van elektronisch voorschrift?

Zoals vermeld op het bewijs van elektronisch voorschrift zal je geen rekening houden met manuele toevoegingen op dit document.

Moet een arts bij een elektronisch voorschrift de dosis van verdovende middelen voluit vermelden?

Het voordeel van de beveiliging van elektronische voorschriften is dat men ze niet meer kan vervalsen. Het voluit schrijven van de dosis en het aantal eenheden voor verdovende middelen of bepaalde psychotrope stoffen vervalt dus bij een elektronisch voorschrift. (FAGG-omzendbrief nr. 626) 4

Kan het voorschrift na uitvoering nog opgevraagd worden op de Recip-e server?

Als je het voorschrift hebt uitgevoerd zal dit voorschrift niet langer meer beschikbaar zijn op de Recip-e server voor opvraging door een zorgverstrekker.

Moet je de elektronische voorschriften gedurende 10 jaar bewaren?

Ja. Net zoals voor de papieren voorschriften geldt, moet je de elektronische voorschriften gedurende 10 jaar in de apotheek bewaren. Sinds 1 januari 2017 moet je dus alle elektronische originele voorschriften archiveren (niet te verwarren met het afleverregister). Het KB 2009 geeft aan dat de apotheek kan archiveren of de tariferingsdienst. Laat je archiveren via je tariferingsdienst, dan moet je hen een ondertekend mandaat bezorgen.

Je kan als apotheker ook zelf archivering van elektronische voorschriften. Maar, dit is technisch niet eenvoudig en brengt bijkomende verantwoordelijkheden met zich mee. Bovendien moet de tariferingsdienst altijd over je elektronische voorschriften beschikken om de afleveringen te mogen factureren aan de verzekeringsinstellingen en dus aan jou te kunnen uitbetalen.

Een beveiligd archief van elektronische voorschriften

De BAF-tariferingsdienst heeft samen met de andere Belgische TD’s de nodige ontwikkelingen gedaan om een archief van elektronische voorschriften mogelijk te maken. Zo kan je voldoen aan de wettelijke verplichting van bewaring van jouw elektronische voorschriften (zowel terugbetaalde als niet-terugbetaalde) gedurende 10 jaar. Deze archivering maakt ook de facturatie van de elektronische voorschriften voor tarifering mogelijk.

Hoe kan je als apotheker weten dat de archivering in dit beveiligd archief goed is verlopen?

Elk elektronisch voorschrift dat je aflevert, wordt automatisch en meteen na de aflevering opgeslagen in het archief. Dit archief wordt dus gevoed vanuit jouw apotheeksoftware, via de technische oplossing van FarmaFlux (*). Op het moment van aanmaak van het tariferingsbestand, informeert je apotheeksoftware je over elektronische voorschriften die niet werden gearchiveerd, en waarvoor dus het risico op niet-terugbetaling reëel is. De apotheeksoftware zal dan de mogelijkheid bieden om de betrokken elektronische voorschriften alsnog te archiveren.

(*) FarmaFlux

Het archief maakt gebruik van de Farmaflux-infrastructuur. Farmaflux is een overkoepelende organisatie opgericht vanuit de beroepsverenigingen, die de veiligheid en uniformiteit van gegevensuitwisseling van en naar de apotheken beheert. Op dit moment biedt Farmaflux volgende diensten: Gedeeld Farmaceutisch Dossier en AssurPharma. Je kan beslissen om alle diensten van Farmaflux, één of meer diensten of geen te gebruiken. Dit werkt via het opt-out principe, waarbij je je uitschrijft als je een bepaalde dienst niet wil afnemen.

Hoe gebeurt de tarifering en facturatie van de elektronische voorschriften?

Je bezorgt maandelijks een tariferingsbestand aan de tariferingsdienst. Dit blijft behouden. Het tariferingsbestand is een verzameling van alle afleveringen in derdebetaler die jouw tariferingsdienst voor jou 1X per maand factureert aan de verzekeringsinstellingen. Uiteraard moet de tariferingsdienst voor de tarifering en de facturatie ook over jouw elektronische voorschriften beschikken. Het is immers een wettelijke opdracht van de TD om de aanwezigheid en de geldigheid van de (elektronische) voorschriften te controleren en de overeenstemming met de aflevering (tariferingsbestand) t.o.v. het originele voorschrift te verifiëren. Door de ondertekening van het mandaat voor archivering van apotheekdocumenten in elektronische vorm, verklaar je je akkoord dat de tariferingsdienst door jou afgehaalde elektronische voorschriften in een beveiligd archief plaatst en dat de TD toegang heeft tot de elektronische voorschriften voor tarifering en facturatie.

Vanaf wanneer worden alle voorschriften elektronisch?

Volgens het plan E-gezondheid worden vanaf 1 januari 2018 alle geneesmiddelen elektronisch voorgeschreven met enkel een uitzondering in geval van overmacht. http://www.plan-egezondheid.be/

Vanaf wanneer zal de patiënt geen papieren document meer ontvangen?

Van zodra een systeem met eID-lezing voor het ophalen van de gegevens van het elektronisch voorschrift mogelijk is.

Krijgt het RIZIV/mutualiteiten ook inzage in de originele recip-e?

Net als bij het papieren voorschrift, blijft het originele voorschrift op de tariferingsdienst. Willen mutualiteiten of de RIZIV-controledienst een voorschrift bekijken, dan moeten ze je tariferingsdienst contacteren. In de automatische flow wordt via Farmanet enkel aan de landsbonden doorgegeven wat door de afleverende apotheek in het tariferingsbestand werd weggeschreven.

Nog technische vragen? Contacteer de helpdesk van éénlijn.be: info@eenlijn.be.