De tekorten door de blik van de groothandelaar-verdeler

Om beter te begrijpen hoe de apotheker naar de rol van de groothandelaar-verdeler kijkt als het gaat over de tekorten, stuurde Febelco in april dit jaar een nationale enquête uit naar hun 3.300 apothekers. Het doel: op zoek gaan naar de gemene deler tussen een efficiënte dienstverlening van de apotheek enerzijds en een haalbaar (en houdbaar) stockbeheer bij de groothandelaar-verdeler anderzijds.

Uit de 436 antwoorden (goed voor 13% van de Febelco-apothekers) blijkt dat de apothekers begrijpen dat de industrie betrokken is, maar voor de oplossing kijken naar hun groothandelaar-verdeler. Zo opperde 26% van de bevraagden een stockverhoging.

Stock – een oefening van anticiperen en optimaliseren

Het grootste wieltje waaraan de marktleider van België draait als het gaat over onbeschikbaarheden, is inderdaad haar stock. Het doel is een stabiele en zo volledig mogelijke voorraad, verspreid over acht vestigingen. De uitdaging ligt in een efficiënte en daadkrachtige aanpak van:

• onvolledige of te late leveringen door de leverancier,
• onverwacht/onvoorspelbaar (ver)koopgedrag van producten gelijkaardig aan een ontbrekende CNK,
• onduidelijke informatie vanuit de industrie.

De laatste acute stockverhoging van Febelco dateert van februari 2022, waarbij voor elke CNK buffer werd gerekend. Vandaag ligt de focus op een constante oefening in anticiperen en optimaliseren, en dat gebeurt onder andere zo: 

• Veiligheidsvoorraden: door de tekorten bij de leveranciers is het vandaag extra moeilijk om de verkoop aan de apothekers goed te voorspellen. Daarom koopt Febelco, naast de stock die nodig is om in de voorspelde verkopen te voorzien, ook extra veiligheidsvoorraad in, die exceptionele verkopen kan opvangen.
• Buffervoorraden om te late leveringen op te vangen: Febelco vergelijkt de beloofde levertijd van de leverancier met de effectieve levertijd (actual lead times). Belooft de leverancier vijf dagen, maar levert hij op acht, dan bestelt Febelco de volgende keer drie dagen voorraad bij. Zo wordt een leegte bij een te late levering vermeden.  

Deze twee maatregelen alleen al zorgen vandaag voor 20% meer voorraad in de magazijnen van Febelco.

Wat gaat Febelco nog (meer blijven) doen

Interne processen
De Federatie van Belgische farmaceutische Coöperaties blijft inzetten op interne stockverschuivingen en doorbestellingen. Om op iedere locatie en op ieder moment een optimale beschikbaarheid te voorzien, wisselde de Belgische speler in het eerste kwartaal van het jaar maar liefst 1.700.000 doosjes uit tussen de acht magazijnen.

Iets wat de respondenten van de enquête ook hebben opgemerkt en blijkt uit de top drie inspanningen die Febelco volgens haar klanten levert:

1. Doorbestellingen (= een product wordt uit een ander dan het vaste Febelco-magazijn van de apotheker gepickt en een dag later aan de apotheek geleverd) en speciale bestellingen (73%)
2. Accurate informatiedoorstroming opzetten tussen Klantendienst en de Accountmanager op de baan (40%)
3. Interne stockverschuivingen (30%)

De nauwe samenwerking tussen hun Klantendienst en Accountmanagers op plaats twee werpt trouwens zijn vruchten af: 83% van de respondenten vertrouwt de informatie van Febelco het meest, boven die van de leverancier (64%) of van de collega-apotheker (60%). 

Externe relaties
Ook de relatie met hun 600+ leveranciers nemen ze onder de loep. Transparante communicatie is daarbij de sleutel, en dat betekent ook reageren wanneer de zaken niet goed lopen.

Zo wijst Febelco hen op niet-nagekomen afspraken en dient het ook klacht in via Farmastatus, wanneer het merkt dat de leveranciersinformatie op dat platform niet correct is. Daarbij komt de klacht terecht in de mailbox van de leverancier in kwestie en kan het FAGG deze communicaties meevolgen.

In 2023 was dat goed voor 310 aparte klachten over 176 verschillende CNK’s en 50 verschillende leveranciers.

Uiteindelijk is een einde aan die tekorten het enige wat telt. Voor de patiënt, voor de apotheker en voor de groothandelaar-verdeler. Als apothekers, Febelco en de leveranciers de krachten nog beter bundelen met een gemeenschappelijke aanpak, dan volgt de overheid vanzelf.

#samensterker